Bestuurs secretaris

Over ROM InWest

ROM InWest is dé regionale ontwikkelingsmaatschappij voor innovatieve startups, scale-ups en mkb-bedrijven in Noord-Holland. We zijn opgericht in 2021, groeien hard en bouwen inmiddels met 30 mensen en een drietal fondsen aan onze missie.

Onze missie? Het versnellen van de energietransitie, de digitale transitie, voedseltransitie, de transitie in de gezondheidszorg en de overgang naar een circulaire economie. We geloven dat ondernemers de sleutel zijn tot een sterke en duurzamere economie. 

Onze kernwaarden zijn (i) ondernemend & impact gedreven, (ii) verbindend & nieuwsgierig en (iii) inclusief.

Doel van de functie

De bestuurssecretaris is verantwoordelijk voor:

• Het ondersteunen en adviseren van de directeur-bestuurder bij bestuurlijke taken (organisatorisch, inhoudelijk en juridisch)

• Het ondersteunen van de Raad van Commissarissen bij haar taken (inclusief de ondersteuning van de werkgeversrol) en, indien nodig, het bieden van advies.

• Het bevorderen en bewaken van good-governance, compliance en wet- en regelgeving voor ROM InWest.

• Het organiseren van de aandeelhoudersvergadering en de voorbereidende overleggen.

• Het onderhouden van de relatie met de aandeelhouders van ROM InWest.

• De functionele aansturing van het bestuurssecretariaat.

Kerntaken

Het ondersteunen bij bestuurlijke taken, zoals:

• Voorbereiden van de reguliere vergaderingen van de Directie, het MT en de Raad van Commissarissen en haar commissies.

• Sparringpartner voor de directeur-bestuurder en het geven van (ongevraagd) advies op algemeen bestuurlijk gebied, actuele wet- en regelgeving en good-governance.

• Zorgdragen voor adequate informatievoorziening met betrekking tot organisatie brede vraagstukken en onderhouden van de nodige contacten op regionaal en landelijk niveau.

• Ondersteuning bij medezeggenschap.

• Voorbereiden en coördineren van de bestuurlijke verantwoording: jaarverslag, corporate governance code, bestuur rapportages en andere verantwoordingsdocumenten.

• Bewaken en volgen van de juiste en tijdige procedures op het gebied van governance en andere regelgeving op bestuurlijk en toezichthouderniveau.

• Het opstellen en actueel houden van interne reglementen en statuten.

• Voorbereiden van de aandeelhoudersvergadering voor de directeur-bestuurder, voorzitter en leden van de Raad van Commissarissen.

• Klachtenafhandeling.

Secretaristaken ter ondersteuning van de directeur-bestuurder van ROM InWest

• Het opstellen en afhandelen van vertrouwelijke correspondentie namens de directeur-bestuurder.

• Het vastleggen van bestuursbesluiten (inclusief investeringsbesluiten) en toezien op adequate informatievoorziening hierover in de organisatie, Raad van Commissarissen en andere stakeholders.

• Toezicht houden op gemaakte afspraken, lopende processen en relevante verplichtingen.

• Bewaken van de uitvoering van genomen besluiten, en het uitzetten en/of monitoren van actiepunten van de directeur-bestuurder, Raad van Commissarissen en Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AvA).

• Organiseren en vastleggen van stakeholdersbijeenkomsten op lokaal, regionaal en landelijk niveau.

• Coördinatie en voortgangsbewaking van specifieke interne projecten, zoals het jaarplan, meerjarenplan, uitvoering van regelingen en subsidieaanvragen.

• Voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen van de Raad van Commissarissen en themabijeenkomsten.
  

  Secretaristaken ter ondersteuning van de Raad van Commissarissen van ROM InWest

  • Verzorgen van vergaderstukken, toezien op de besluitvorming en gereedheid van de vergaderstukken en het bewaken van de jaarkalender.

  • Vastlegging en bewaking van de uitvoering van besluiten van de Raad van Commissarissen

  • Verzorgen van het secretariaat en het archief van de Raad van Commissarissen.

  • Voorbereiden en afwikkelen van (her)benoemingsvereisten en andere ondersteunende taken voortvloeiende uit governance-vereisten. In- en extern afstemmen van gewenste informatie voor de Raad van Commissarissen buiten de reguliere planning- en control cyclus.

  • In samenspraak met de Raad van Commissarissen een plan opstellen voor 'permanente educatie'.

  • Ondersteuning van de werkgeversrol.

  Stakeholdermanagement en ondersteuning ten behoeve van AvA’s

• Het organiseren van de aandeelhoudersvergadering en voorbereidende overleggen op ambtelijk niveau.

• Het onderhouden van de dagelijkse relatie op ambtelijk niveau met onze aandeelhouders.

• Notuleren van de AvA’s.

  Leidinggeven

• Zorgdragen voor een efficiënte en effectieve inzet van het bestuurssecretariaat (Directiesecretaresse en Bestuursadviseur).

• Ondersteunen en ontwikkelen van medewerkers.

• Op adequate wijze voeren van gestructureerd werkoverleg en (interne) communicatie.

• Inspireert medewerkers en stakeholders, laat voorbeeldgedrag zien, coacht, motiveert en daagt uit om doelstellingen te realiseren, te innoveren en om samen te werken, te professionaliseren en te ontwikkelen en creëert condities en randvoorwaarden en een klimaat die dit ondersteunen.

Kwalificaties en ervaring

Benodigde kwalificaties en ervaring die worden verlangd:

• Een afgeronde academische opleiding.

  • Minimaal 7 jaar relevante werkervaring.

  • Organisatorisch talent en een goede pen.

  • Ervaring met de Nederlandse Corporate Governance Code en Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek is een pré.

  • Boardroomervaring is een pré.

  • Ervaring in projectmanagement is een pré.

  • Ervaring met stakeholder management.

  Vaardigheden

  Benodigde vaardigheden die worden verlangd:

  • Sterk in mondelinge en schriftelijke communicatie in Nederlands en Engels.

  • Organisatorisch talent en een goede pen.

  • Sterk analytisch en organisatorisch vermogen.

  • In staat om te adviseren over prioriteiten, met een balans tussen ‘going concern’ en implementatie.

  • Goede sociale vaardigheden om te functioneren binnen een complexe omgeving met verschillende belangen.

  • In staat om op de juiste manier tegenwicht te bieden

  Competenties

  Competenties die van belang zijn:

  • Onafhankelijk en zelfstandig.

  • Resultaatgericht, proactief en daadkrachtig ‘met gezag zonder macht’

  • Zorgvuldig.

  • Bestuurlijk sensitief.

  • Dienstbaar.

  • Analytisch.

  • Open en bereikbare persoonlijkheid met verbindende eigenschappen, en in staat tot “omdenken”.

  • Zeer hoge mate van integriteit, bereid om anderen hierin mee te nemen en aan te spreken.

    Wat bieden wij jou?

    • Een uitdagende en zelfstandige functie met aanzienlijke verantwoordelijkheden binnen een jonge, ambitieuze én groeiende organisatie

    • Een directe bijdrage aan het succesvol door-ontwikkelen van mkb-ondernemingen, startups en scale-ups in Noord-Holland

    • Voldoende ruimte om door te groeien, binnen of buiten je rol

    • Een informele en gezellige sfeer, waarin we veel samenwerken en elkaar makkelijk vinden

    • Een marktconform salaris, met opleidingsmogelijkheden

    • Hybride werken, deels vanuit huis en deels op onze locatie in Haarlem.

Bij ROM InWest zijn we toegewijd aan het creëren van een divers team en het waarborgen van een inclusieve cultuur waarin iedereen zich gewaardeerd en gerespecteerd voelt. We verwelkomen graag nieuwe perspectieven en ervaringen. Vind jij dat deze rol goed bij je past? Solliciteer dan vooral!